Noord Holland
in het nieuws

Noord Holland in het nieuws
Logo nhzaken.nl
Henk Braas: "Je hebt als organisatie nooit meer een onjuiste inkoopfactuur."
Henk Braas: "Je hebt als organisatie nooit meer een onjuiste inkoopfactuur." ((Foto: Arno voor de Poorte))

Eerst controleren, dan factureren

Minder controles op de administratie, altijd kloppende facturen en een veel snellere periode-afsluiting. Daar droomt iedere ondernemer van. Selfbilling.com uit De Goorn maakt dat met omgekeerd factureren mogelijk. Oprichter en eigenaar Henk Braas (1957): "Met onze software sla je in het facturatieproces van inkomende facturen een paar stappen over. Je weet als ondernemer van tevoren sneller waar je aan toe bent."

Het idee hierachter is om de facturatie andersom te doen. Dat heeft Braas geautomatiseerd. "Tot 2000 ben ik als controller in loondienst geweest", licht Braas toe. "Daarna als zzp'er bij Stork. Daar liepen heel veel zelfstandigen. Dat gaf nogal wat administratieve rompslomp en gedoe met dubbele facturen." Dat heeft Braas verbeterd met een slag om de afnemer de factuur te laten maken. Hij noemt dat 'reversed billing'. SelfBilling is dus geen boekhoudsoftware, maar een intelligent digitaal verloopstuk dat financiële applicaties met elkaar verbindt."

Werking

"Als uw organisatie met zzp'ers of flexkrachten werkt. Of als uw administratieve krachten veel inkoopfacturen, uren- of onkostendeclaraties ontvangt. En helemaal als uw financiële afdeling veel tijd kwijt is aan het controleren van de inkomende facturen. Dan is deze self-billingmodule een nadrukkelijk te overwegen alternatief. Met SelfBilling weet u zeker dat uw inkomende facturen kloppen. Dat scheelt veel tijd. Bovendien geeft SelfBilling volledige controle over het format en de specificaties", zegt Braas. Om te vervolgens: "Organisaties die veel leveranciers hebben of veel met zzp'ers of flexkrachten werken, allemaal kampen ze met hetzelfde probleem: inkoopfacturen, uren- of onkostendeclaraties die niet blijken te kloppen. Dat geeft een aanzienlijke belasting op de organisatie. Medewerkers moeten immers alle inkomende facturen controleren en onregelmatigheden kortsluiten met de leverancier.Daar gaat natuurlijk te veel kostbare tijd in zitten."

Slimmer

Braas vroeg zich af of dat niet slimmer kon. En hij vond het antwoord. Door de facturatie en het controlemoment om te draaien (= reversed billing). "In de huidige situatie maakt een opdrachtgever afspraken met een leverancier. Vervolgens ontvangt de opdrachtgever van de leverancier een factuur voor geleverde goederen of diensten. Vervolgens moet de opdrachtgever controleren of de factuur juist is. Is de factuur niet in orde? Dan vraagt de opdrachtgever de leverancier om een creditnota. Die natuurlijk ook weer moet worden gecontroleerd."

Eerst controle, dan de factuur

SelfBilling is facturatiesoftware, waarmee uw leveranciers u factureren conform úw specificaties. Als een onderneming werkt met SelfBilling, vindt eerst het controlemoment plaats en pas daarna wordt de factuur verzonden: een 'factuur uitgereikt door afnemer'. "De software genereert voor elke leverancier een unieke factuurnummerreeks en geeft de mogelijkheid een specifieke factuurprefix in te stellen. Als ondernemer bent u dus verzekerd van een juiste factuur die volledig aan de eisen van de Belastingdienst en aan uw wensen voldoet. En dat voor al uw leveranciers. Dit brengt de externe schil van uw organisatie echt op orde in uw administratie", aldus Braas.

Voordelen

Volgens Braas zijn de voordelen zonneklaar. "Je hebt als organisatie nooit meer een onjuiste inkoopfactuur. Dat scheelt de boekhoudafdeling een hoop controlewerk. Daarnaast reduceert het de kans op menselijke fouten aanzienlijk." Een nadeel kan zijn dat een leverancier een extra verkoopdagboek moet inrichten, omdat die te maken kan krijgen met een factuurnummerreeks extra, daarentegen krijgt hij over het algemeen sneller betaald. Een groot voordeel noemt Braas het gegeven, dat er van tevoren overleg plaatsvindt over de prijzen. "Dat is belangrijk voor de voorcalculaties. Daar is voor het project al consensus over. Dat doet voor de gemoedsrust van alle partijen enorm veel."

Meer informatie: www.selfbilling.com.

Meer berichten